Benutten van Wereldwijd Potentieel: Onderzoek naar Verhuisbegeleiding en Visumondersteuning bij het Werven van Internationaal Technisch Talent

Uit ons recente onderzoek blijkt dat de meeste startende technologiebedrijven tegenwoordig wereldwijd werven. Deze wervingsmethode trekt werkgevers aan die de mogelijkheid hebben om de beste talenten, ongeacht hun locatie, aan te trekken. Nog een belangrijk voordeel is dat dit bedrijven in staat stelt hun budget te besparen door de kosten van personeelsontwikkeling, salarisbetaling en kantoorhuur te verlagen.

In de meeste gevallen werken internationale tech-specialisten op afstand aan projecten voor hun klanten. Er zijn echter momenten waarop bedrijven de voorkeur geven aan fysieke aanwezigheid van werknemers als onderdeel van het team. In dit artikel zullen we bespreken wanneer het gerechtvaardigd is om ontwikkelaars te laten verhuizen. We delen onze ervaringen met het internationaal werven van technici en bespreken de ondersteuning die Moqod biedt aan werknemers die naar Europa verhuizen.

# Werken op afstand versus verhuizing van werknemers

Verhuizen naar een nieuwe locatie gaat altijd gepaard met financiële kosten, administratieve rompslomp, het vinden van een woning en andere zorgen. Daarom kiezen veel outsourcingbedrijven ervoor om op afstand samen te werken met hun klanten. Deze vorm van samenwerking houdt in dat het team online communiceert via speciale tools zoals Slack, Google Meet, Zoom en projectmanagementplatforms zoals Jira en Trello.

Deze vorm van projectwerk heeft zijn eigen voordelen voor het bedrijfsleven:

1. Minder ontslagen. Volgens een onderzoek door Stanford University helpt werken op afstand het personeelsverloop met de helft te verminderen. Ze gaan ook minder vaak met ziekteverlof en nemen minder vrije dagen op.
2. Budgetbesparingen. Uit hetzelfde onderzoek bleek dat besparingen op kantoorhuur als gevolg van werken op afstand wel $2.000 per jaar per specialist kunnen zijn.
3. Toptalent behouden. Volgens een rapport van Remote.co ziet 84% van de professionals de mogelijkheid om te werken zonder naar kantoor te gaan als een belangrijke factor bij het accepteren van een baan. Daarbij komt ook dat nog eens 63% van de werknemers liet weten dat ze zouden overwegen om te stoppen als ze niet online konden blijven werken.

Bij Moqod erkennen we de voordelen van samenwerkingsvormen die zowel onze klanten als onze medewerkers ten goede komen. Daarom bieden we de optie van een extern ontwikkelingsteam, zodat je volledige controle hebt over toegewijde specialisten en actief kunt deelnemen aan het ontwikkelingsproces.

Desondanks begrijpen we dat er omstandigheden kunnen zijn waarin onze specialisten naar een ander land moeten verhuizen. Laten we kijken naar de scenario's waarin een dergelijke werkwijze nuttig kan zijn en bespreken wanneer het redelijk is om deze aanpak te overwegen:

1. Verwachte langdurige samenwerking: Een van de nadelen van werken met externe specialisten is het gebrek aan mogelijkheden om een samenhangend intern team en bedrijfscultuur te creëren. Als de samenwerking met uitbestedingspartijen op lange termijn is, in plaats van beperkt tot één klein project, kan het detacheren van werknemers naar het land van de werkgever of een regio met een vergelijkbare tijdzone een geschikte oplossing zijn om deze uitdagingen te verminderen.

2. Grote kansen voor het team: Soms is de mogelijkheid om te verhuizen niet alleen gunstig voor de werkgever, maar ook voor de specialisten zelf. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer er kansen liggen in economisch meer ontwikkelde regio's, waar talentvolle ontwikkelaars nieuwe mogelijkheden krijgen.

3. Weigering door de werkgever van volledig werken op afstand: Sommige bedrijven accepteren de volledige vorm van werken op afstand niet. Ze geven er bijvoorbeeld de voorkeur aan om één keer per maand met het team op kantoor samen te komen voor een gezamenlijke vergadering. Volgens ons onderzoek zijn er bedrijven die deze hybride werkvorm verkiezen boven volledig remote werken.

Omdat verhuizen altijd lastig is – vooral voor werknemers met gezinnen – is het enorm belangrijk dat de werkgever op een evenwichtige manier besluit of een dergelijke verhuizing noodzakelijk is.

# Wat moet overwogen worden bij het verhuizen van specialisten?

Als je bedrijf specialisten wil verhuizen, moet je rekening houden met hun belangen en tegelijkertijd zorgen voor het comfort van je werknemers. Wij adviseren om in dergelijke situaties op de volgende punten te letten:

• Tijdige communicatie met medewerkers: Het is van groot belang om werknemers tijdig en duidelijk te informeren over hun verhuizing. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat zij voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden, alle details te begrijpen en eventuele vragen of zorgen te bespreken.
• Behoud van salarisniveau: Als verhuizen naar een andere regio resulteert in hogere kosten voor huisvesting, is het essentieel om het inkomen van de medewerker op een passend niveau te houden. Overweeg mogelijke opties, zoals het aanpassen van het salaris of uurloon om de stijgende kosten van levensonderhoud te compenseren.
• Verhuiskosten: Wanneer het bedrijf de verhuizing van een medewerker initieert, kan het onderzoeken of het de bijbehorende kosten kan dekken. Deze kosten kunnen transportkosten, hulp bij het vinden van tijdelijke accommodatie en andere gerelateerde uitgaven omvatten. Als het bedrijf de kosten niet volledig kan dekken, is het van belang om dit duidelijk met het teamlid te communiceren om transparantie te waarborgen en verwachtingen te beheren.
• Visumondersteuning: Naast financiële steun kan het bedrijf waardevolle hulp bieden bij het regelen van de benodigde visa en andere papierwerk voor de verhuizing. Door ondersteuning te bieden bij visumgerelateerde zaken kan het bedrijf het relocatieproces stroomlijnen en de administratieve last voor medewerkers verlichten.

# Verhuishulp: wat kunnen werknemers verwachten als ze verhuizen?

De uitgebreide hulp van de werkgever aan werknemers die verhuizen om in een ander land te gaan werken, wordt meestal een verhuispakket genoemd. Zo’n pakket bevat de volgende aspecten:

# Bagage in-/uitpakken

Om professionals te ontlasten van het gedoe van het inpakken van hun bezittingen voor een verhuizing, is het raadzaam om een verhuisbedrijf in te schakelen. Het verhuisbedrijf kan niet alleen je spullen inpakken, maar bij aankomst op je bestemming ook uitpakken in je nieuwe woning. Zo bespaar je  tijd en moeite.

# Personen- en goederenvervoer

Een werkgever dient ervoor te zorgen dat werknemers en hun bagage veilig op hun nieuwe bestemming aankomen. Het is enorm belangrijk om de diensten van een vertrouwd transportbedrijf te kiezen en voor een vrachtverzekering te zorgen.

Wat het financiële aspect betreft, is het gebruikelijk om brandstofkosten te compenseren wanneer je met de auto reist. Indien er per vliegtuig of trein wordt verhuisd, zorgt de maatschappij voor het kopen van tickets.

# Huurwoningen

Een uitdaging waar professionals mee te maken kunnen krijgen, is dat vroegtijdig vertrekken uit een gehuurde woning kan leiden tot boetes.

Een tweede uitdaging bij het verhuizen is het vinden van een nieuwe woonruimte. De werkgever kan op zijn minst helpen bij het vinden van een tijdelijke optie totdat de werknemer zich op de nieuwe locatie kan vestigen en een permanente woning kan vinden. Doorgaans kunnen verhuisde werknemers minimaal 30 dagen verblijven in een huurwoning die door het bedrijf wordt gehuurd.

# Overige gerelateerde uitgaven

Aangezien verhuizen gepaard kan gaan met verschillende kosten, waarvan vele lastig te overzien zijn, zullen we deze afzonderlijk bespreken. Deze kosten kunnen onder andere schoonmaakkosten voor het nieuwe huis, kosten voor het vervoer en inchecken van huisdieren, kosten voor opslag van bagage tot aan de definitieve verhuizing, en meer omvatten.

# Visa-sponsoring: hulp bij het samenstellen van de benodigde documenten

Naast de financiële aspecten nemen werkgevers vaak de verantwoordelijkheid op zich voor het verkrijgen van een werkvisum op de nieuwe locatie. Wanneer een werknemer een baanaanbieding heeft, kan hij of zij natuurlijk zelfstandig een werkvisum verkrijgen. Afhankelijk van het land kunnen er ook andere documenten vereist zijn, zoals een verblijfsvergunning, individueel fiscaal nummer, BSN-nummer, enzovoort. Echter is het veel handiger als de specialist kan vertrouwen op de ondersteuning van de werkgever bij al deze zaken.

Let op: Werkgevers zijn wettelijk niet verplicht om enige vorm van verhuis- of visumondersteuning aan te bieden aan hun werknemers. Niettemin, als beide partijen geïnteresseerd zijn in verhuizen, kan dergelijke hulp een extra argument vormen voor een verandering van woonplaats.

# Moqod's ervaring met het verhuizen van technische teamleden

In 2022 werden we geconfronteerd met de noodzaak om een aantal van onze teamleden te verhuizen naar regio's die meer veiligheid en werkgemak bieden. Deze beslissing bood tevens de kans om onze medewerkers dichter bij ons hoofdkantoor en de kantoren van de meeste van onze klanten te laten wonen. Hier delen we graag onze inzichten op basis van deze ervaring.

# Opening van een nieuw kantoor in Servië

Servië onderscheidt zich als een buitengewone keuze bij het verkennen van nieuwe markten vanwege de eenvoudige visumvereisten, gunstige belastingbeleid en betaalbare kosten van levensonderhoud. Deze factoren waren de drijfveer achter de beslissing van Moqod om een nieuw filiaal in dit land te openen. Tijdens dit opwindende avontuur hebben we samen met onze medewerkers verschillende belangrijke stappen in het verhuisproces doorlopen:

1. Registratie op het nieuwe adres en het verkrijgen van een “witte kaart”. Dit moet direct na aankomst worden gedaan.

2. Inschrijving bij de Dienst Handelsregisters om de ondernemersstatus te verkrijgen. Dit duurt doorgaans 2 tot 5 dagen.

3. Voorbereiding van een aanvraag voor een verblijfsvergunning. De politie handelt dit doorgaans af binnen 2 tot 3 weken.

4. Aanvraag van een werkvergunning. Dit duurt ongeveer 7 dagen en de kosten bedragen ongeveer €120.

5. Betaling van de staatsvergoeding voor bedrijfsregistratie. Dit bedraagt ongeveer €15.

Tijdens het proces kwamen we veel nuances tegen. Bijvoorbeeld, bij het aanvragen van een visum is een verzekeringspolis vereist. Bovendien vergemakkelijkt het hebben van een Servische chip in het paspoort het verblijf in het land, omdat deze chip informatie over de eigenaar bevat. Kortom, het is lastig om al deze kwesties zonder hulp op te lossen.

# Verhuizing van het team naar Portugal

Dit land is gekozen vanwege het gemak voor Oekraïners. Dit land heeft een programma om hen te beschermen. Het geeft Oekraïners een speciale status – de zogenaamde “Tijdelijke bescherming”, wat inhoudt dat het volgende automatisch wordt verleend:

• Verblijfsvergunning;
• Belastingbetalersidentificatienummer (NIF);
• Identificatienummer sociale zekerheid (NISS);
• National Health Service (SNS) patiëntnummer.

De hele procedure duurt ongeveer 4 maanden. Als je voor werk naar Portugal gaat, kun je een zakenvisum D2 of D7 en een startersvisum aanvragen, wat inhoudt dat je onderneming innovatief is. Je dient je ook te registreren bij het National Health System.

# Verhuizing van ontwikkelaars naar Nederland

Bij Moqod hebben we een sterke reputatie opgebouwd als het gaat om verhuizen naar Nederland, omdat ons hoofdkantoor hier gevestigd is en we dus kunnen profiteren van onze uitgebreide expertise op dit gebied.

Voor de meeste softwareontwikkelaars is het gebruikelijke traject het verkrijgen van een High Skilled Migrant-visum, ook wel bekend als het KNM-visum. Een alternatieve optie is het verkrijgen van een blauwe kaart, die fungeert als een universeel Europees visum waarmee je de duur van je verblijf in verschillende EU-landen kunt optellen.

In de meeste gevallen zorgt een werkgever namens de werknemer voor het aanleveren van de benodigde documenten voor de KNM/Blauwe kaart. Het hele proces duurt meestal ongeveer drie maanden en omvat de volgende stappen:

• Het verzamelen van de benodigde documenten.
• Het indienen van de documenten.
• Wachten op de goedkeuring van het visum, wat doorgaans ongeveer een tot twee maanden duurt, hoewel er uitzonderingen kunnen zijn.
• Het verkrijgen van het MVV (inreisvisum) in je paspoort bij het consulaat in je land van verblijf. Deze stap duurt meestal twee dagen tot twee weken. Wij raden je aan om ruim van tevoren een afspraak te maken.

Nederland staat bekend om de belastingteruggave voor migranten, ook wel bekend als de 30%-regeling. Dit gunstige beleid zorgt ervoor dat 30% van je inkomen vrijgesteld is van inkomstenbelasting. Dit kan financieel gezien aanzienlijke voordelen opleveren, mogelijk oplopend tot meer dan 1000 euro per maand.

Voorheen was de 30%-regeling geldig voor een periode van 10 jaar, maar deze is verkort tot 8 jaar en nu tot 5 jaar. Werkgevers zijn doorgaans verantwoordelijk voor het indienen van de aanvraag voor deze regeling namens de verhuisde werknemers.

Door het stroomlijnen van de visumprocedures en ondersteuning te bieden bij het aanvragen van de 30%-regeling, streven we ernaar om het relocatieproces voor onze gewaardeerde medewerkers zo soepel mogelijk te laten verlopen.