How to: een IT-project overdragen aan een ander development bureau

februari 7, 2018 | Tim Stribos |

Je bent wellicht ontevreden met de voortgang van een IT-project. Een app wordt niet snel genoeg ontwikkeld of de oplevering van een site laat op zich wachten. Misschien word je onvoldoende op de hoogte gehouden van de voortgang van een project, waardoor je onvoldoende inzicht hebt in hetgeen je uitbesteedt. Daarom overweeg je misschien om een IT-project over te dragen aan een andere partij. Dat is alleen makkelijker gezegd dan gedaan. Deze vijf tips moeten je helpen om die overdracht vlekkeloos te laten verlopen.

Neem de tijd

Allereerst is het nodig dat er voldoende tijd is voor de overdracht van de oude naar de nieuwe developer. Dit noemen we ook wel een retrospect. Het is belangrijk om bij de overdracht stil te staan, zodat inzichtelijk wordt wat de problemen waren waar de vorige partij tegen aanliep. Zo ontstaat er ruimte om processen te verbeteren en zal de nieuwe samenwerking zijn vruchten kunnen afwerpen.

Als die tijd er niet is, dan zal de nieuwe partij in sommige gevallen genoodzaakt zijn om het hele project opnieuw op te starten. Dat kost niet alleen meer tijd en geld, het risico bestaat ook dat er bepaalde zaken twee keer gedaan worden. Dat is dus erg zonde.

 

Zorg dat een overdracht zo compleet mogelijk is

Een development-bureau ontvangt bij een overdracht graag de design- en user-stories. Deze kunnen ook de backlog of epics genoemd worden, dat is afhankelijk van de methodologie die er gebruikt werd door het bureau. Hierin staat in elk geval – per stap – beschreven hoe de gebruiker een app of site ervaart. Als je bijvoorbeeld je wachtwoord vergeten bent, krijg je een email met een link waarin je het wachtwoord kunt resetten. Dat vergt ook bepaalde zaken ‘aan de achterkant’ van de app of site. Des te uitvoeriger dit gedocumenteerd is, des te sneller en efficiënter de overdracht te organiseren is.

 

Daarnaast is het zinnig om te beschrijven welke API’s en welke library’s worden gebruikt. Een nieuw development-bureau heeft daarnaast ook graag toegang tot de codebase en de server waar het huidige project draait. Al deze zaken zijn geen vereiste, maar maken een overdracht makkelijker.

 

Echte benodigdheden voor succesvolle overdracht

Naast bovenstaande zaken die een overdracht makkelijker maken, zijn er ook een aantal zaken die absolute vereisten zijn voor een succesvolle overdracht. Allereerst is dat het volledige eigenaarschap over de code.

Controleer vooraf dan ook altijd of een development-bureau eigenaarschap over de code wenst. Als dat het geval is, dan is het lastig – zo niet onmogelijk – om een project over te dragen. Hetzelfde geldt voor de rechten over het te ontwikkelen product. Als een partij (een deel van) de rechten van een product probeert te claimen, is dat doorgaans geen goed voorteken.

(Wij dragen overigens altijd de volledige code (en bijbehorende documentatie) over)

 

Verwacht de eerste dagen geen wonderen

Als je een project overdraagt, hoop je dat er de eerste dag al vorderingen plaatsvinden door de nieuwe partij. Helaas moet het nieuwe bureau zich de eerste dagen en weken nog door de oude code worstelen, de user stories bestuderen en soms zelfs puinruimen.

Dat een nieuw bureau direct aan de gang kan waar het oude bureau is gestopt, is eerder uitzondering dan regel. Laat dit feit je niet remmen in de keuze om een project over te dragen aan een ander bureau: soms moet je eerst een stap terugzetten, om er vervolgens twee naar voren te kunnen zetten.

 

Hosting overdragen

Wil je dat de app of website live kan gaan, dan is het nodig om te weten wie de hosting server beheert waar het project opdraait. Als het project in zijn geheel in een code repository staat, dan is het bijvoorbeeld relatief gemakkelijk om het project te deployen en het in een nieuwe server overzetten.

Voor het nieuwe development-bureau daadwerkelijk iets voor je kan betekenen, kan het soms nodig zijn om het domein over te dragen. Zorg dus dat je weet waar het project gehost wordt, als je een snelle overdracht nastreeft.

 

Conclusie

Een IT-project overdragen kan frustrerend zijn. Het huidige bureau is wellicht teleurgesteld dat ze een project niet aankonden of je als klant niet naar tevredenheid hebben kunnen bedienen. Jij baalt waarschijnlijk van de verloren tijd, geld en energie.

Alle frustratie daargelaten: zie het overdragen van een project vooral als een kans voor een frisse start, waar je project uiteindelijk profijt van heeft. Deze vijf tips moeten het nieuwe begin nog optimaler laten verlopen. Natuurlijk helpen we ook jouw vastgelopen IT-project weer op gang. Lees hier hoe MOQOD een bestaand project overpakt